Automatizar cotizaciones no es cambiar de sistema. Es escribir la regla de precio que hoy vive en una cabeza.
Precio por especificación, por volumen, por plazo, por tipo de cliente. Cuando todo eso vive en la cabeza de alguien y en una hoja de cálculo con fórmulas viejas, cotizar es lento y equivocarse es barato de hacer y caro de descubrir.
Automatizar cotizaciones es sacar las reglas de precio de una hoja de cálculo y escribirlas en un sistema: material, volumen, plazo, tipo de cliente y descuento máximo dejan de ser criterio de quien arma la propuesta y pasan a ser una regla que se aplica igual siempre. La cotización sale el mismo día y con el margen intacto, la arme quien la arme.
Última actualización:
Ninguna de estas señales es urgente. Por eso el proceso lleva años igual.
- La hoja de cálculo maestra tiene fórmulas que nadie se atreve a tocar.
- Dos personas cotizan lo mismo y no les sale igual.
- El descuento se aprueba por WhatsApp y no queda registrado en ningún lado.
- Cuando esa persona está de viaje, las cotizaciones esperan.
Nadie decidió que cotizar fuera manual. Se rompe en siete puntos y ninguno duele solo.
- 01 Entra el pedido
Llega por correo o por WhatsApp, casi siempre con la especificación a medias. Nadie registra cuándo llegó, así que después tampoco se sabe cuánto se demoró en salir.
- 02 Se arma el precio
Alguien abre la hoja maestra y aplica de memoria lo que la hoja no dice: el recargo por plazo corto, el trato que se le hizo a ese cliente el año pasado, el material que subió la semana pasada.
- 03 Se aprueba el descuento
Por mensaje, y no queda registrado quién autorizó qué. Cuando el margen sale mal, la conversación que lo explica ya no se encuentra.
Documentos y contratos → - 04 Sale la propuesta
Se copia a mano a un documento con formato propio de cada vendedor, con condiciones y vigencia que dependen de quién la armó ese día.
- 05 Se hace seguimiento
Nadie sabe cuántas propuestas están abiertas, cuáles ya vencieron ni a cuál toca llamar hoy.
Cobranzas y seguimiento → - 06 Se convierte en orden
El precio cotizado se vuelve a tipear en el sistema de ventas. Es el punto exacto donde se cuela la diferencia que nadie va a notar hasta el cierre.
Conciliación y datos entre sistemas → - 07 Se mide el margen
Al cierre del mes y sobre un promedio, cuando ya no se puede corregir ninguna de las cotizaciones que lo hundieron.
Reportes y tableros →
Una hoja de cálculo no puede negarse. Un sistema con tus reglas escritas, sí.
El descuento por volumen entra solo si la cantidad lo justifica. El plazo fuera de política pide aprobación en vez de pasar sin que nadie lo note. Y lo que supera el máximo autorizado no se puede guardar, que es justo lo que una hoja de cálculo no sabe hacer.
Ilustración del producto, no un caso de cliente. Los números son de ejemplo y se pueden verificar en la misma pantalla.
Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
El código y los datos quedan en tu cuenta y en tu repositorio desde el primer día, sin permiso de nadie para llevártelos.
- 01 Las reglas de precio escritas y fuera de la cabeza de una persona.
- 02 Un cotizador donde cualquiera del equipo arma la propuesta sin poder romper el margen.
- 03 Cada cotización queda registrada con quién la hizo, cuándo y con qué condiciones.
Cómo se ve este mismo proceso adentro de un rubro concreto, con las variables que manda ese rubro y no otro.
Las seis que siempre salen en la llamada. Mejor que salgan acá.
¿Cuánto cuesta automatizar las cotizaciones?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy ese proceso: quién lo hace, cuántas horas al mes y qué se pierde cuando sale mal. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Tengo que cambiar el sistema de ventas que ya uso?
No. La regla de precio se conecta con lo que ya tienes. Si el proceso vive en un sistema que no es tuyo, hay que pedir permiso antes de construir, y eso lo conversamos en la primera llamada.
¿Qué pasa con los casos que hoy se cotizan a criterio?
Quedan como excepción con aprobación, no se fuerzan a la regla. Una regla que no admite excepciones se rompe la primera semana y el equipo vuelve a la hoja de cálculo con la que se sentía seguro.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Para medir el proceso: una conversación con la persona que hoy lo sostiene y acceso de lectura a lo que ya existe, la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale la pena automatizar. Te lo digo en la primera llamada.
Una llamada de 30 minutos. Salgo de ahí con tu proceso escrito paso a paso y qué te cuesta al mes. Si no vale la pena automatizarlo todavía, te lo digo.