Agendar una cita y recordarla toma cinco mensajes. Debería tomar un enlace.
Agendar, reprogramar, confirmar y recordar es trabajo de coordinación pura. Consume el día de alguien, no deja nada registrado y cuando falla el costo es una hora de agenda vacía que igual se paga.
Automatizar la agenda es que el cliente reserve, reprograme y confirme sin que alguien de tu equipo coordine por mensaje, y que el recordatorio salga solo por el canal donde ese cliente sí responde. La ocupación real y las inasistencias quedan a la vista antes de que la hora se pierda.
Última actualización:
Ninguna de estas señales es urgente. Por eso el proceso lleva años igual.
- La agenda vive en un cuaderno, un Excel o la cabeza de alguien.
- Confirmar las citas del día siguiente es una tarea de una persona.
- Las inasistencias se descubren cuando el cliente no llega.
- Reprogramar significa volver a coordinar por mensaje.
Coordinar una cita toma cinco mensajes. Perderla toma uno solo que nadie mandó.
- 01 El cliente pide hora
Escribe o llama, casi siempre fuera del horario en que hay alguien disponible para contestarle. La respuesta llega al día siguiente.
- 02 Se buscan horarios
Alguien revisa el cuaderno o la hoja de cálculo y propone dos o tres opciones que, mientras el cliente decide, se pueden ocupar.
- 03 Se confirma la cita
Después de tres mensajes de ida y vuelta. Se anota, a veces en dos lugares que después no coinciden.
- 04 Se recuerda la cita
Solo si alguien tuvo tiempo de confirmar las del día siguiente. Es la tarea que se cae primero cuando el día se complica.
- 05 El cliente no llega
Y se descubre en el momento, con la hora ya perdida y sin margen para ofrecérsela a otro que la estaba esperando.
- 06 Se reprograma
Lo que significa volver a empezar la coordinación desde el primer mensaje, con el mismo costo que la primera vez.
- 07 Nadie sabe cuánto se perdió
La inasistencia no queda registrada como tal, así que el costo real de la semana no aparece en ningún lado y nunca se discute.
Reportes y tableros →
La hora que nadie confirmó igual se paga. Acá el bloque se libera solo y se vuelve a ofrecer.
El cliente agenda y reprograma sin escribirle a nadie de tu equipo, y los recordatorios salen por el canal donde sí contesta. Lo que no se confirma no se queda ocupando el día: pasado el plazo que definas, el bloque se libera y vuelve a estar disponible.
Ilustración del producto, no un caso de cliente. Los números son de ejemplo y se pueden verificar en la misma pantalla.
Agendar y reprogramar no pasa por tu equipo.Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
El código y los datos quedan en tu cuenta y en tu repositorio desde el primer día, sin permiso de nadie para llevártelos.
- 01 Agendamiento y reprogramación sin intervención de tu equipo.
- 02 Recordatorios automáticos por el canal donde el cliente sí responde.
- 03 Visibilidad de la ocupación real y de las inasistencias.
Las seis que siempre salen en la llamada. Mejor que salgan acá.
¿Cuánto cuesta automatizar la agenda y los recordatorios?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy coordinar: cuántas horas al mes se van en agendar y confirmar, y cuánto vale una hora de agenda que se quedó vacía. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Sirve si mis clientes no son de instalar aplicaciones?
El cliente no instala nada. Reserva desde un enlace y confirma respondiendo el mensaje, por el canal donde ya te escribe hoy.
¿Qué pasa con las reprogramaciones de último minuto?
Es donde más se gana. Cuando alguien reprograma, el espacio queda libre y visible el mismo momento, así que se puede ofrecer a otro. Hoy ese hueco se descubre cuando el cliente no llegó, y para entonces ya no se puede llenar.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Para medir el proceso: una conversación con la persona que hoy lo sostiene y acceso de lectura a lo que ya existe, la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale la pena automatizar. Te lo digo en la primera llamada.
Una llamada de 30 minutos. Salgo de ahí con tu proceso escrito paso a paso y qué te cuesta al mes. Si no vale la pena automatizarlo todavía, te lo digo.