La conciliación entre sistemas la hace una persona a mano. Es exactamente lo que hace bien una máquina.
Dos sistemas que no se hablan y una persona en el medio con dos pantallas abiertas. Es el trabajo más caro que existe, porque consume horas, no requiere criterio y un error tipográfico se descubre semanas después.
Conciliar automáticamente entre sistemas es que el dato viaje solo de uno a otro y que la comparación la haga el software: se mueve lo que corresponde, queda registrado qué se movió y cuándo, y las diferencias salen explicadas el mismo día. La persona deja de revisar todo y pasa a revisar solo las excepciones.
Última actualización:
Ninguna de estas señales es urgente. Por eso el proceso lleva años igual.
- Alguien exporta de un sistema y pega en otro, todos los meses.
- El cierre depende de cuadrar dos reportes que nunca dan igual.
- Nadie sabe cuál de los dos sistemas tiene el dato correcto.
- Los errores aparecen tarde y cuesta rastrear de dónde salieron.
El dato nace bien y termina bien. Lo que falla es el viaje de un sistema al otro.
- 01 El dato nace en un sistema
Una venta, un pago, un movimiento de inventario. En su sistema de origen es correcto y nadie lo discute.
- 02 Alguien lo exporta
Se baja un reporte a una hoja de cálculo, con el corte y el formato que decidió ese sistema, que no es el que necesita el otro.
- 03 Se acomoda a mano
Renombrar columnas, cambiar formatos de fecha, quitar las filas de totales. Es el paso que nadie documentó nunca y que cambia solo cuando el proveedor actualiza su reporte.
- 04 Se carga en el segundo sistema
Copiar y pegar, o llenar una plantilla de importación en el orden exacto que pide, sin margen para equivocarse de columna.
- 05 Se comparan los totales
Si dan igual, se cierra y nadie mira el detalle. Si no dan, empieza la parte cara.
- 06 Se busca la diferencia
Fila por fila y hacia atrás, sin saber cuál de los dos sistemas tiene la razón. El tiempo que toma no depende del tamaño del error sino de cuándo se detectó.
Reportes y tableros → - 07 Se corrige y no queda rastro
El ajuste se hace en uno de los dos y nadie registra por qué. El mes siguiente la misma diferencia vuelve a aparecer y se vuelve a buscar desde cero.
Documentos y contratos →
Encontrar de dónde salen 36 soles se come una tarde. El sistema te dice de dónde salen.
Lo que cuadra por regla se concilia solo y no le llega a nadie. Lo que no cuadra llega con el porqué al lado: qué documento es, qué dice cada sistema y cuánto es la diferencia. Una persona revisa las excepciones, no revisa todo.
Ilustración del producto, no un caso de cliente. Los números son de ejemplo y se pueden verificar en la misma pantalla.
Los movimientos que cuadran no llegan a esta lista.Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
El código y los datos quedan en tu cuenta y en tu repositorio desde el primer día, sin permiso de nadie para llevártelos.
- 01 El traspaso corriendo solo, con un registro de qué se movió y cuándo.
- 02 Las diferencias detectadas y explicadas, en vez de encontradas a mano.
- 03 Una persona revisando excepciones, no revisando todo.
Las seis que siempre salen en la llamada. Mejor que salgan acá.
¿Cuánto cuesta automatizar la conciliación entre sistemas?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy ese traspaso: quién lo hace, cuántas horas al mes y qué se pierde cuando un dato entra mal. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Y si uno de mis sistemas no tiene forma de conectarse?
Se resuelve por el archivo que sí exporta. Casi todo sistema exporta algo, aunque sea un reporte. Lo que no se hace es volver a tipear a mano un dato que ya está en un archivo.
¿Qué pasa cuando los dos sistemas no cuadran?
Esa es la salida esperada, no la falla. El objetivo no es que nunca haya diferencias: es que aparezcan el mismo día, con las dos versiones al lado y con el rastro de dónde salió cada una, en vez de aparecer al cierre de mes cuando ya nadie se acuerda.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Para medir el proceso: una conversación con la persona que hoy lo sostiene y acceso de lectura a lo que ya existe, la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale la pena automatizar. Te lo digo en la primera llamada.
Una llamada de 30 minutos. Salgo de ahí con tu proceso escrito paso a paso y qué te cuesta al mes. Si no vale la pena automatizarlo todavía, te lo digo.