Automatizar un reporte de gestión no es hacerlo más rápido. Es que ya esté listo cuando lo abres.
Alguien dedica horas a juntar datos que ya existen, pegarlos en una plantilla y darles formato. El trabajo que vale es leer ese reporte y decidir, y es justo el que queda al final, con el tiempo encima.
Automatizar un reporte es que el archivo se arme solo con los datos donde ya viven, en el formato y la periodicidad que tu equipo ya usa, y que llegue con las variaciones marcadas. Nadie junta ni pega nada: el tiempo que hoy se va en armarlo queda entero para leerlo y decidir.
Última actualización:
Ninguna de estas señales es urgente. Por eso el proceso lleva años igual.
- El reporte del lunes se empieza a armar el viernes.
- Cada área manda su versión y alguien las junta a mano.
- Cuando alguien pregunta un número, hay que ir a buscarlo.
- El formato se rompe cada vez que cambia una fila.
Que el reporte llegue tarde ya nadie lo discute. Lo que llega tarde de verdad es la decisión.
- 01 Se pide el reporte
Alguien lo necesita para una reunión, y es la fecha de esa reunión la que define cuándo se empieza a armar, no la periodicidad del negocio.
- 02 Cada área manda su versión
Un archivo por área, con cortes distintos y criterios que no están escritos en ninguna parte. Dos áreas pueden estar contando lo mismo de dos maneras.
- 03 Alguien las junta
Copiar, pegar, cuadrar formatos y decidir cuál cifra vale cuando dos no coinciden. Esa decisión la toma quien arma el archivo, no quien va a leerlo.
Conciliación y datos entre sistemas → - 04 Se le da formato
La plantilla se rompe cada vez que cambia una fila, y arreglarla toma más tiempo que armar el contenido que va adentro.
- 05 Se revisa antes de mandarlo
Se busca el número que se ve raro y se verifica a mano contra el sistema donde nació, que es el mismo del que salió tres pasos antes.
- 06 Llega a la reunión
Con los datos del corte anterior, porque desde que se empezó a armar ya pasaron días. Se decide sobre una foto vieja.
- 07 Alguien pregunta un número que no está
La respuesta es "te lo mando después", y eso es otro reporte pequeño empezando exactamente el mismo ciclo.
Un Excel te muestra el número viejo sin avisarte. Este reporte no sale hasta que el dato esté fresco.
Cada fuente declara cuándo cargó por última vez. Las variaciones que pasan el umbral que tú definiste llegan marcadas, para que la lectura empiece por lo que cambió. Y si una fuente quedó atrasada, el reporte se retiene en vez de salir con un número que ya no es.
Ilustración del producto, no un caso de cliente. Los números son de ejemplo y se pueden verificar en la misma pantalla.
No se envía hasta que la fuente atrasada se resuelva.Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
El código y los datos quedan en tu cuenta y en tu repositorio desde el primer día, sin permiso de nadie para llevártelos.
- 01 El reporte generándose solo, con la periodicidad que ya usas.
- 02 Un tablero donde el número se consulta en vez de pedirse.
- 03 Las variaciones marcadas para que la lectura empiece por lo que cambió.
Las seis que siempre salen en la llamada. Mejor que salgan acá.
¿Cuánto cuesta automatizar los reportes?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy armar ese reporte: quién lo hace, cuántas horas al mes y qué decisión se toma tarde porque el reporte llegó tarde. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Necesito comprar una herramienta de tableros?
No. Si ya tienes una y tu equipo la usa, se aprovecha. Si no, el tablero se construye a medida y no le agrega una licencia mensual a tu operación.
¿De dónde salen los datos si cada área manda su versión?
Del sistema donde el dato nace, no del archivo que alguien armó. Mientras el reporte se alimente de versiones, va a seguir habiendo dos números para la misma pregunta y la reunión se va a ir en decidir cuál de los dos vale.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Para medir el proceso: una conversación con la persona que hoy lo sostiene y acceso de lectura a lo que ya existe, la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale la pena automatizar. Te lo digo en la primera llamada.
Una llamada de 30 minutos. Salgo de ahí con tu proceso escrito paso a paso y qué te cuesta al mes. Si no vale la pena automatizarlo todavía, te lo digo.