La revisión de documentos se hace uno por uno. Y es donde más caro sale distraerse.
Órdenes de compra, contratos, actas, expedientes, facturas de proveedor. Documentos que hay que abrir uno por uno, sacar tres datos y comparar contra un criterio. Es lento, es aburrido y por eso mismo se cometen errores.
Automatizar la revisión de documentos es extraer los datos que te importan sin abrir archivo por archivo y comparar cada documento contra tus criterios escritos. Lo que llega a una persona ya no son doscientas páginas: son los desvíos marcados, con el criterio que los marcó y el documento donde están.
Última actualización:
Ninguna de estas señales es urgente. Por eso el proceso lleva años igual.
- Alguien abre archivos uno por uno para sacar los mismos tres campos.
- El criterio de revisión lo conoce una persona y no está escrito.
- Los documentos viven en carpetas y correos, no en un sistema.
- Encontrar un documento viejo toma más de lo que debería.
El criterio de revisión existe y es bueno. Vive en una persona y se aplica distinto cada vez.
- 01 Llega el documento
En un adjunto, en una carpeta compartida o en el correo de alguien. Desde ese momento su ubicación depende de quién lo recibió.
- 02 Alguien lo abre
Y busca los mismos tres o cuatro datos de siempre, que están en un lugar distinto según el proveedor que emitió el documento.
- 03 Se transcriben los datos
A una hoja de cálculo o a un sistema, tecleados a mano. Es donde entra el error que se va a descubrir semanas después y en otra área.
Conciliación y datos entre sistemas → - 04 Se compara contra el criterio
Un criterio que no está escrito: vive en la cabeza de quien revisa. Dos personas revisando el mismo documento no marcan lo mismo.
- 05 Se decide si pasa
Y ante la duda se le pregunta a quien tiene más experiencia, que a veces está disponible y a veces no. El documento espera.
- 06 Se archiva
En una carpeta cuyo nombre tenía sentido para quien la creó ese día. En seis meses nadie más va a poder encontrarlo por ahí.
- 07 Alguien lo necesita de vuelta
Por un reclamo, una auditoría o una renovación. Encontrarlo termina tomando más tiempo que el que tomó revisarlo la primera vez.
El criterio de revisión vive en la cabeza de una persona. Escrito, se aplica igual todas las veces.
Los datos salen extraídos y ubicados, sin abrir archivo por archivo. Cada uno se compara contra los criterios que escribiste, y lo que se desvía llega señalado con la cláusula exacta. Una persona revisa eso y no las cuarenta páginas que estaban bien.
Ilustración del producto, no un caso de cliente. Los números son de ejemplo y se pueden verificar en la misma pantalla.
El mismo criterio se aplica a cada documento de la corrida.Ilustración de producto. Datos de ejemplo.
Si mañana dejo de estar, esto sigue corriendo igual.
El código y los datos quedan en tu cuenta y en tu repositorio desde el primer día, sin permiso de nadie para llevártelos.
- 01 Los datos extraídos y estructurados, sin abrir archivo por archivo.
- 02 Tus criterios de revisión escritos y aplicados igual todas las veces.
- 03 Los desvíos señalados para que una persona revise solo eso.
Las seis que siempre salen en la llamada. Mejor que salgan acá.
¿Cuánto cuesta automatizar la revisión de documentos?
No hay tarifa ni lista de precios. Cada propuesta parte de medir qué te cuesta hoy esa revisión: cuántos documentos entran al mes, cuánto demora cada uno y qué pasa cuando se escapa un desvío. Sobre ese número se define el alcance, y recién ahí el precio. No cobro por hora ni por licencia.
¿Esto reemplaza a la persona que hoy revisa?
No. Reemplaza la parte de abrir, buscar y transcribir. Quien decide qué se aprueba y quién firma sigue siendo tu gente: lo que cambia es que revisa los desvíos marcados en vez de leer todo para encontrarlos.
¿Funciona con documentos escaneados?
Sí, aunque la calidad del escaneo cambia cuánto hay que verificar a mano. Eso se mide con tus documentos reales antes de definir el alcance, no se promete antes de haberlos visto.
¿Cuánto se demora?
El plazo se define por escrito después de medir el proceso, no antes. Poner una fecha sin haber visto cómo trabajas hoy sería adivinar, y una fecha adivinada se incumple.
¿Qué necesitas de mi equipo para empezar?
Para medir el proceso: una conversación con la persona que hoy lo sostiene y acceso de lectura a lo que ya existe, la hoja de cálculo, el reporte, la bandeja de correo. Nada de preparar material. Más adelante hace falta alguien que pruebe lo construido y diga qué está mal, que es el rol más importante del proyecto y el que más se subestima.
¿Y si mi caso no vale la pena automatizarlo?
Te lo digo en la primera llamada. Salgo de esa reunión con tu proceso escrito paso a paso y cuánto te cuesta al mes. Si la cuenta no da, la conclusión es que todavía no lo automatices, y prefiero decírtelo ahí.
¿Otra pregunta sobre este proceso? Escríbeme
No todo proceso vale la pena automatizar. Te lo digo en la primera llamada.
Una llamada de 30 minutos. Salgo de ahí con tu proceso escrito paso a paso y qué te cuesta al mes. Si no vale la pena automatizarlo todavía, te lo digo.